1. Tujuan

Peraturan ini bertujuan untuk memastikan seluruh kegiatan rapat di lingkungan perusahaan terselenggara secara terencana, terdokumentasi, dan dapat ditindaklanjuti, serta menjadi bagian dari sistem manajemen kinerja dan akuntabilitas perusahaan berbasis ERP (Enterprise Resource Planning).

2. Ruang Lingkup

Peraturan ini berlaku bagi seluruh karyawan, pejabat struktural, dan tim proyek di lingkungan PT ITS Tekno Sains dan seluruh anak perusahaannya yang melaksanakan rapat internal maupun eksternal.

3. Jenis Rapat

Rapat dibedakan menjadi:

1. Rapat Koordinasi Internal (divisi, tim proyek, unit kerja, atau lintas bagian).
2. Rapat dengan Pihak Eksternal (klien, mitra, instansi pemerintah, vendor, dll.).
3. Rapat Evaluasi dan Monitoring Proyek.
4. Rapat Strategis dan Keputusan Manajemen (Direksi, Komisaris, dan Rapat Koordinasi ITS Group).

4. Ketentuan Penyelenggaraan Rapat

1. Setiap rapat wajib memiliki agenda dan notulen.
   • Agenda dibuat sebelum rapat dimulai dan disetujui oleh penanggung jawab rapat.
   • Notulen harus memuat hasil keputusan, tindak lanjut, dan penanggung jawab.
2. Rapat harus dicatat di sistem ERP melalui modul Meeting / Rapat, dengan data minimal:
   • Tanggal dan waktu pelaksanaan
   • Jenis rapat
   • Peserta rapat
   • Ringkasan pembahasan
   • Keputusan dan tindak lanjut (action items)
   • Penanggung jawab tindak lanjut
   • File atau dokumen pendukung (jika ada)
3. Setiap rapat harus ditutup dengan kesimpulan dan komitmen tindak lanjut.
   • Tindak lanjut dimasukkan sebagai Task atau Activity di ERP.
   • Penanggung jawab wajib memperbarui status pelaksanaan hingga selesai (done).
4. Penanggung jawab rapat adalah pihak yang menginisiasi atau mengundang rapat. Ia bertanggung jawab terhadap kelengkapan data rapat di ERP.

5. Kewajiban Mengisi Data Rapat di ERP

1. Setiap rapat yang dilaksanakan harus didaftarkan di ERP selambat-lambatnya 1×24 jam setelah rapat selesai.
2. Notulen atau ringkasan hasil rapat harus diunggah ke sistem paling lambat pukul 23:00 WIB pada hari penyelenggaraan rapat.
3. Karyawan yang diundang dalam rapat bertanggung jawab untuk:
   • Mengonfirmasi kehadiran di sistem ERP.
   • Melihat dan menindaklanjuti hasil keputusan yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Pengisian data rapat menjadi bagian dari penilaian kinerja (KPI) bagi setiap karyawan dan pimpinan unit.

6. Pengawasan dan Kepatuhan

1. Divisi HR dan Sekretariat Direksi akan melakukan monitoring rutin terhadap kepatuhan pengisian data rapat.
2. Setiap bulan akan diterbitkan laporan kepatuhan (Compliance Report) yang menampilkan:
   • Jumlah rapat yang tercatat di ERP
   • Tingkat kelengkapan data
   • Status tindak lanjut (open/closed)
3. Ketidakpatuhan berulang dapat mempengaruhi penilaian kinerja dan menjadi bahan evaluasi dalam review periodik.

7. Prinsip Etika dan Efisiensi Rapat

1. Rapat diselenggarakan hanya jika diperlukan untuk pengambilan keputusan, sinkronisasi, atau evaluasi penting.
2. Rapat harus tepat waktu, fokus pada agenda, dan menghasilkan keputusan yang dapat dieksekusi.
3. Setiap peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan dan data pendukung yang relevan.

8. Penutup

Penerapan peraturan ini merupakan bagian dari transformasi digital manajemen perusahaan.

Dengan disiplin mencatat setiap kegiatan rapat di ERP, kita menciptakan jejak keputusan yang transparan, terukur, dan akuntabel, sebagai wujud budaya kerja profesional dan kolaboratif.